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Até hoje, 40% das empresas usam papel para documentos. Porém, a digitalização modifica esse cenário. Prazos, retenção, leis de privacidade e proteção de informações sensíveis aplicam-se a documentos confidenciais. Procedimentos especiais de destruição necessários.
A gestão de documentos é uma tarefa essencial para manter a organização e a eficiência de uma empresa. O armazenamento adequado de documentos pode facilitar processos internos e garantir a segurança das informações. É fundamental adotar práticas de organização e arquivamento para lidar com a crescente quantidade de documentos gerados diariamente.
Além disso, a digitalização de registros pode ser uma solução eficaz para reduzir a dependência de papéis físicos. A migração para um sistema eletrônico de arquivamento pode otimizar o acesso às informações e agilizar a busca por documentos importantes. Investir em tecnologias que facilitem a gestão de documentos é uma estratégia inteligente para empresas que desejam manter-se competitivas no mercado atual.
Documentos: Importância e Segurança na Destruição Responsável
Porém, a maioria dos negócios se encontra na fase de necessitar se desfazer desse volume de papéis, mas muitas vezes não sabe por onde começar. A tecnologia, os negócios e o comportamento sob um olhar crítico têm mostrado que a segurança do processo é crucial e estratégica para as organizações. Os documentos são registros que contêm informações importantes e, em alguns casos, são sigilosos. Independente das suas características, eles devem ser destruídos de modo responsável.
Segundo uma pesquisa da Association for Information and Image Management (AIIM), aproximadamente 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel. Grande parte desses documentos tem um prazo de validade pré-determinado, conhecido como temporalidade do documento. Quando este prazo termina, é hora de pensar na destruição deles. Não se trata simplesmente de amassá-los e jogá-los no lixo, ou simplesmente colocá-los em uma trituradora. Destruir um documento requer responsabilidade, independente do seu nível de importância.
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A digitalização e suas facilidades estão modificando o cenário em que 40% das empresas utilizam documentos em papéis. Inúmeros documentos guardados por anos a fio são considerados confidenciais; sendo assim, não podem ser descartados em lixo comum. Documentos orçamentários, registros fiscais e corporativos, documentos pessoais, resultados de pesquisas e testes, relatórios e tantos outros demandam procedimentos especiais de destruição.
O primeiro passo é desenvolver um termo formalizando o compromisso de pôr fim aos registros de maneira segura e em conformidade com as leis aplicáveis. E o segundo é, sem dúvidas, considerar que a legislação é crucial para garantir a conformidade com as leis de privacidade e proteção de dados. Alguns pontos a serem considerados incluem: as leis de privacidade; os prazos de retenção; a proteção de informações sensíveis.
Desde março de 2020, a digitalização de documentos é um processo assegurado pela Legislação Brasileira, com o decreto nº 10.278/2020, que estabelece que os documentos digitalizados que seguirem todas as diretrizes passam a ter o mesmo valor jurídico que os físicos. Este é um avanço importante em termos de tecnologia e sustentabilidade.
Felizmente, a tecnologia está cada vez mais presente nas práticas cotidianas das empresas, seja por meio da otimização da produção ou da gestão eletrônica de documentos. O papel vem sendo substituído, principalmente por questões de praticidade, agilidade e sustentabilidade. Não faltam motivos para implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), muito menos para fazer a digitalização.
Fonte: @Tech Mundo
