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Flash audit revela significativo aumento em reclamações de reembolso, contravirando empresas’ políticas de reembolso. Considerar apenas permitidos gastos, violações, documentação. Percentagens: 54,57%, 18,89%, 16,40%. Não permitidos: custos adicionais, ultrapassando prazo para contas.
Uma pesquisa revelou que os erros em pedidos de reembolso estão se tornando cada vez mais comuns entre os colaboradores, com um aumento significativo de 78% no volume de solicitações que não estão de acordo com as políticas de reembolso das empresas. O valor médio das despesas corporativas por pedido foi de R$ 121,61, totalizando em média R$ 2 mil por mês no primeiro semestre.
Os erros em pedidos de reembolso podem resultar em prejuízos financeiros tanto para os funcionários quanto para as empresas. É fundamental que todos estejam atentos às políticas de reembolso estabelecidas, a fim de evitar problemas futuros e garantir um processo transparente e eficiente.;
Erros em pedidos de reembolso: Impacto financeiro e consequências
Em termos monetários, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por colaborador. Se os equívocos persistem mensalmente, ao término de um ano, a perda pode atingir R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, ferramenta de gestão do tempo de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos tamanhos. As violações mais comuns são: despesas atrasadas considerando o prazo para prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo de apresentá-los. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em empresas com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro por resultar em custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, afirma Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e negativos. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, já que o colaborador pode ter que arcar com despesas do próprio bolso.
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Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras formalmente, como por meio de seu site. O texto deve destacar as consequências pela não observância das regras, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o funcionário sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinatura de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem realizou a despesa assume os valores que não eram permitidos. Portanto, a pessoa é obrigada a seguir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, pode até ocorrer o seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores que podem ser desembolsados, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser estabelecidos por uma pesquisa de mercado e até mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso das despesas feitas no cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou até descontá-lo na folha de pagamento. No entanto, existem ainda outras situações envolvendo despesas que são mais graves e consideradas fraudes, conforme o executivo da plataforma: Despesas falsas: submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
